ハラスメント相談窓口を社内に設置する時のポイントまとめ

ハラスメント相談窓口は、職場でハラスメントの被害を受けた従業員が助けを求めるための重要な場所です。パワハラ防止法により、企業は相談窓口を設置し、存在を従業員に周知することが義務付けられています。この記事では、ハラスメント相談窓口を社内に設置する際のポイントを詳しく解説します。

ハラスメント相談窓口とは？

相談窓口は、職場でハラスメントの被害を受けた従業員が支援を求めるための重要な場所です。企業にとってこの窓口は不可欠なものであり、設置が法的に義務付けられています。

相談窓口の役割

相談窓口の主要な役割は、ハラスメントの早期発見と迅速な対応です。被害を訴える従業員が相談に訪れると、担当者はまず詳細をヒアリングし、事実関係を確認します。

その後、加害者と被害者の双方に対して適切な対応策を検討し、実行します。相談窓口が設けられていない場合、被害者が問題を報告する手段を見つけるのが困難となり、対策が遅れる可能性が高いです。

相談窓口の設置義務化

パワハラ防止法の施行により、企業には従業員からのハラスメント相談を受け付ける体制の整備が義務付けられました。企業はハラスメント相談窓口を設置し、その存在を全従業員に周知する必要があります。

この窓口は、実際のハラスメント事案だけでなく、発生の可能性があるケースや微妙な事例にも適切に対応する責任があります。

ハラスメント相談窓口は社内に設置できる？

ハラスメント相談窓口は大きく分けて内部相談窓口と外部相談窓口の2種類があります。

内部相談窓口は企業内に設置され、従業員が直接相談できる場を提供します。担当者には管理職や人事担当者、コンプライアンス担当者、産業医、カウンセラー、労働組合のメンバーなどが適しています。設置にあたっては、プライバシーを保護する環境を整えることが重要です。

例えば、個室の相談スペースを設けたり、外部のレンタル会議室を活用したりすることが考えられます。また、相談内容の適切な記録と、相談者の同意を得た上での事実確認の体制も整備する必要があります。

より強固にするなら外部相談窓口がおすすめ

外部相談窓口は、企業内部での対応が難しい場合に活用されます。弁護士や社会保険労務士、ハラスメント対策を専門にするコンサルティング企業、メンタルヘルスや健康相談を行う企業などが外部相談窓口を担当します。

中小企業では、社内に専門的な知識を持つ担当者を配置するのが難しいです。そのため、従業員支援プログラムなどの外部サービスを利用することが有効です。

従業員支援プログラムには、従業員が直接相談できる外部の窓口が含まれていることが多く、従業員が企業を通さずに利用できるため、プライバシーの保護にも役立ちます。企業は早めに情報を収集し、適切な外部サービスを選定することが重要です。

ハラスメント相談窓口を設置する際の注意点

ハラスメント相談窓口は、職場での被害を受けた従業員が相談できる重要な窓口です。社内で窓口を設置する場合、外部窓口と比べて設置や運用に対する注意点が多くあります。ここでは、内部相談窓口の具体的な設置方法と運用の流れを解説します。

相談内容のヒアリング

相談窓口の最初のステップは、相談者からの話を丁寧に聞くことです。相談窓口担当者は、相談者に寄り添い、安心して話せる環境を提供することが重要です。

質問の仕方や対応態度には注意が必要で、詰問調ではなく、共感的な態度で接することが求められます。1回の相談時間は50分程度が適切とされており、必要に応じて次回の相談日を設定することが推奨されます。

窓口担当者と相談者の関係性によっては、ヒアリングがうまくいかないこともあります。そういった場合は、社外の第三者による外部相談窓口の利用も検討しましょう。

事実確認のプロセス

相談者が会社としての対応を希望した場合、事実確認が必要となります。まず相談者の了解を得た上で、行為者へのヒアリングを行いましょう。行為者の話を中立的な立場から聞き取り、相談者の訴えと行為者の主張が一致する点と異なる点を確認します。

また、必要に応じて第三者からの情報も収集も大事ですが、その際には相談者と行為者の同意を得ることが重要です。第三者に対しても、守秘義務を徹底させるために、調査内容や事実確認の過程について口外しないように約束させます。

行為者への措置の検討

事実確認が終了したら、次に行為者に対する措置を検討します。人事労務担当者や相談者・行為者の上司と連携し、就業規則や裁判例を参考にしながら、適切な対応案を決定しましょう。

ハラスメントが認められ、懲戒が必要と判断された場合は、減給、降格、出勤停止、懲戒解雇などの処分が考えられます。被害が深刻な場合や複雑な法的問題が絡む場合は、弁護士や社会保険労務士に相談するようにしましょう。
また、同じことを繰り返さないための教育も重要です。社内だけで教育体制を作ることが難しい場合は、外部のハラスメント研修サービスを利用するのも一つの手です。

まとめ

相談窓口は、従業員が安心して働ける環境を維持するために不可欠な要素です。窓口の設置に際しては、内部・外部の相談窓口を組み合わせ、利用しやすい環境を整えることが重要です。設置後は、窓口の存在を広く周知し、利用方法を明確に伝えることが求められます。また、相談内容を適切にヒアリングし、事実確認を行い、公平かつ迅速な対応を実施する体制を整えることが重要です。企業全体でハラスメントを防止し、健全な職場環境を築くために、経営層から従業員一人ひとりまでが協力して取り組む姿勢が求められます。